De wereld van de podiumkunsten is dynamisch en divers, met een schat aan culturele rijkdommen en creatieve expressie. In deze branche speelt het beheer van metadata en gestandaardiseerde informatie een belangrijke rol in het verbinden van verschillende collecties en het digitaal delen van het podiumkunsterfgoed. Podiumkunst.net heeft als doel de verschillende podiumkunstcollecties te verbinden en toegankelijk te maken voor zowel professionals als het publiek. Één van de sleutelinstrumenten achter dit ambitieuze project is het ontwikkelen van een Resource Description and Access (RDA) applicatieprofiel. Daarom heeft Podiumkunst.net een werkgroep voor het opstellen van een RDA-applicatieprofiel in het leven geroepen. Lian Wintermans, een veelzijdige professional met een achtergrond in het informatievak en muziekwetenschap, is een actief lid van deze werkgroep, waarbij ze haar kennis van RDA, metadata en linked data inzet.
Het belang van RDA
Volgens Lian is RDA een veelomvattende internationale standaard, die geschikt is voor een breed scala aan erfgoedmateriaal en toepassingen. ‘‘RDA biedt veel flexibiliteit en tal van mogelijkheden, maar vereist wel doordachte keuzes om niet te verdwalen in de overvloed aan velden en eigenschappen. Om podiumkunstcollecties beschikbaar te kunnen stellen, is het belangrijk dat collectiehouders weten welke informatie ze moeten invoeren en waarom ze die informatie moeten invoeren.’’ Dit wordt vastgelegd in een applicatieprofiel vertelt Lian, waarin wordt bepaald welke gegevens verplicht zijn, optioneel zijn, en of herhaling is toegestaan. Daarnaast moet worden besloten of informatie als vrije tekst wordt ingevoerd of wordt gekoppeld aan machineleesbare identificaties. ‘‘Vrije tekst is bijvoorbeeld ‘voor gemengd koor met begeleiding’, maar je kunt ook een verbinding leggen met de identificatie hiervan in de terminologiebron Uitvoeringsmedium. Een machine kan vervolgens de bijbehorende term ophalen of de bijbehorende bredere term, in dit geval ‘’Koor met begeleiding.’ Deze keuzes zijn cruciaal, vooral in de context van Podiumkunst.net, waar we te maken hebben met diverse deelnemers en collecties met uiteenlopende niveaus van beschrijving, van globaal tot gedetailleerd.’’ licht Lian toe.
Het ontwikkelen van een RDA-applicatieprofiel kan volgens Lian heel nuttig zijn voor de podiumkunstsector. ‘‘Je kan een RDA-applicatieprofiel zien als een gestructureerde gids voor het vastleggen van metadata volgens de RDA-standaard. Het vastleggen van metadata is een belangrijke stap voor het toegankelijk maken en verbinden van archieven van de podiumkunsten.’’
In zo’n profiel wordt gedefinieerd welke metadata-elementen nodig zijn voor het beschrijven van specifieke materialen. Het helpt gebruikers, zoals theater- en muziekmakers, om relevante informatie eenvoudig en consistent toe te voegen en collecties te verbinden.
De RDA-applicatieprofiel werkgroep
De RDA-applicatieprofielwerkgroep van Podiumkunst.net bestaat uit een diverse groep experts, variërend van informatiearchitecten tot podiumkunst-professionals. ‘‘Zij hebben de taak om het applicatieprofiel te ontwikkelen om makers en instellingen een gebruiksvriendelijke manier te bieden om informatie in te voeren zonder diep in de wereld van RDA en metadatastandaarden te hoeven duiken.’’ De werkgroep begon hun reis door de minimumeisen voor het applicatieprofiel te definiëren, inclusief welke informatie minimaal aan het profiel moet worden toegevoegd. ‘‘Dit hield in dat we de essentiële metadata moesten identificeren die nodig is om materialen te verbinden en te beschrijven.’’ licht Lian toe. Een belangrijk discussiepunt in de werkgroep was de vraag welke velden verplicht moesten zijn en welke optioneel. Dit omvatte overwegingen zoals de richting van links tussen informatie en het al dan niet verplicht stellen van specifieke informatie, zoals de maker van een werk.
De balans vinden tussen bruikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid is essentieel bij het ontwikkelen van het applicatieprofiel
Praktische illustraties en sjablonen
De werkgroep heeft volgens Lian gewerkt aan het ontwikkelen van voorbeeldscenario’s om gebruikers te begeleiden bij het begrijpen van het applicatieprofiel. ‘‘Deze voorbeelden dienen als praktische illustraties van hoe makers en organisaties informatie kunnen invoeren, en kunnen fungeren als sjablonen voor het invoeren van gegevens. Ze worden gepresenteerd als linked data, waardoor de informatie door machines kan worden begrepen en verwerkt.’’
De werkgroep terminologiebronnen en de RDA-applicatieprofielwerkgroep wisselen hun kennis en bevindingen met elkaar uit, vertelt Lian. ‘‘Bovendien zijn er enkele overlappende deelnemers, wat efficiënt is. Dit betekent dat wanneer er vragen of opmerkingen zijn die beter passen binnen de scope van de terminologiebronnen-werkgroep, deze gemakkelijk kunnen worden doorgegeven. Op die manier kan de werkgroep de vragen meenemen in hun discussies en besprekingen.’’
Een gedifferentieerde aanpak
Het applicatieprofiel is ontworpen als een flexibel hulpmiddel dat meerdere niveaus van detail biedt. ‘‘Gebruikers kunnen ervoor kiezen om materialen minimaal te beschrijven of specifieker te zijn, afhankelijk van hun behoeften. In de werkgroep kijken we naar de minimale set informatie die vereist is om muziek-, theater en toneel-materiaal bruikbaar te maken. Niettemin kunnen er situaties voorkomen waarbij specifieke informatie nodig is die buiten de minimale vereisten valt.’’ Dit betekent volgens Lian dat zowel eenvoudige invoer als gedetailleerde beschrijvingen mogelijk moeten zijn, zodat makers en instellingen de vrijheid hebben om informatie op hun eigen manier te verstrekken. ‘‘Noem je bijvoorbeeld alle betrokken makers of alleen de belangrijkste. En leg je vast welke rol de maker precies vervulde, zoals componist, dirigent, instrumentalist, regisseur, acteur, kostuumontwerper e.d., of niet. Dat zijn allemaal dingen waar over nagedacht moet worden.’’
Het RDA applicatieprofiel van Podiumkunst.net is een belangrijk hulpmiddel om verschillende podiumkunstcollecties met elkaar te verbinden en toegankelijk te maken. Door flexibiliteit te bieden in de mate van detail en bepaalde informatie verplicht te stellen, wordt een gebruiksvriendelijke oplossing gecreëerd voor het invoeren van metadata. De werkgroep is nog steeds bezig met het verfijnen van het applicatieprofiel, het uitwerken van meer voorbeelden en het identificeren van entiteiten die kunnen worden toegevoegd. Met voorbeelden als leidraad en voortdurende verbeteringen heeft het toekomstige applicatieprofiel een veelbelovend potentieel om de diverse wereld van de podiumkunsten te ontsluiten, zodat iedereen ervan kan genieten.
