Hoe zorg je dat je archief niet alleen een opslagplaats is, maar ook een bron die je organisatie vooruit helpt? De Concertzender vroeg Podiumkunst.net om hulp bij die vraag. Archiefcoach Astrid Schenk deed een inventarisatie van de archieven en beschreef waar de kansen en risico’s liggen. Die bevindingen zijn niet alleen nuttig voor de Concertzender, maar bieden ook andere organisaties in de sector waardevolle inzichten.
Van overzicht naar inzicht
De inventarisatie bracht zowel digitale als fysieke archieven in kaart, van harde schijven en tapes tot servers en metadata in FileMaker Pro. Het doel was niet om een compleet archiefplan te maken, maar vooral grip te krijgen op waar ligt wat, wie beheert het en welke risico’s zijn er?
Een belangrijk uitgangspunt was dat de archieven niet losstaan van het werk, maar er onderdeel van zijn. Bij de Concertzender zijn de archieven dynamisch en maken deels onderdeel uit van de werkprocessen voor bijvoorbeeld radio-uitzendingen, opnames, programmering en on-demand-diensten. Een registratie van een concert komt zowel in het archief terecht als archiefstuk, maar biedt ook input voor een radioprogramma. En dat radioprogramma met de uitzending van het concert wordt dan ook weer opgeslagen in het archief. Overzicht gaat hier dus niet alleen over bewaren, maar ook over samenwerken in de praktijk.
Knelpunten en risico’s
Uit de inventarisatie kwamen duidelijke uitdagingen naar voren, die herkenbaar zijn voor veel organisaties. Veel kennis bleek verspreid te zitten bij enkele collega’s, waardoor de organisatie kwetsbaar wordt als iemand uitvalt of vertrekt. Daarmee kan een gedeeld overzicht van workflows bijvoorbeeld ontbreken, waardoor medewerkers het zicht kunnen verliezen op hoe hun werk aansluit bij dat van anderen.
Geleerde lessen
De inventarisatie bood meer dan een lijst. Het bracht ook bredere lessen boven tafel die relevant zijn voor andere instellingen:
- Maak informatie vindbaar en deelbaar. Leg de verschillende archieven en processen vast in korte, toegankelijke handleidingen. Koppel die aan een centraal overzicht zodat iedereen dezelfde taal spreekt en weet welk deel van het archief hoe en wanneer gebruikt wordt.
- Zorg voor kennisdeling in de organisatie. Met vrijwilligers en medewerkers op afstand is een intranet of kennisbank onmisbaar. Korte modules, instructies of filmpjes kunnen helpen om draagvlak en overzicht te creëren.
- Zie inventarisatie als startpunten. Het is geen eindproduct, maar een praktisch hulpmiddel voor managers en medewerkers. Het maakt risico’s zichtbaar, helpt prioriteiten stellen en vormt de basis voor verdere professionalisering, zoals metadata-projecten of nieuwe digitale platforms.
Breder perspectief
De inventarisatie laat ook zien hoe groot de rol van digitalisering in archiefbeheer eigenlijk is én hoeveel onderdelen van de organisatie en de werkprocessen hiermee te maken hebben. Bovendien ontdek en bedenk je tijdens de inventarisatie kansen en mogelijkheden met de archieven. Vrijwilligersorganisaties zoals de Concertzender krijgen daarom ook steeds meer te maken met taken die specialistische kennis vragen, van metadata en linked open data tot digitale marketing. Dat vraagt om nieuwe rollen of samenwerking met externe experts.
Vooruitblik
De Concertzender gebruikt de resultaten van de inventarisatie als basis voor een vervolgproject rond metadata. Daarin wordt gekeken hoe gegevens structureel verbeterd en verrijkt kunnen worden, zodat ze straks niet alleen intern bruikbaar zijn, maar ook verbonden kunnen worden met andere collecties in de sector. De lessen uit dit traject zijn breed toepasbaar. Begin als organisatie klein door bijvoorbeeld met kleinere onderdelen van je totale archief te starten en betrek daarbij de medewerkers die ermee werken. Ga in gesprek met die medewerkers en doe zo onderzoek naar de achtergrond, functie en status van het archief en de onderdelen erin. Vanuit die kleinere onderdelen werk je gestaag door aan een overzicht. Hoe verder je komt, hoe meer je zult ontdekken over de archieven. Je ontdekt de obstakels en kansen in het gebruik ervan en van daaruit kun je meer acties plannen. Zo wordt een archief niet alleen beheerd, maar ook echt benut.