Podiumkunst.net biedt, naast workshops zoals Archiveren voor Dummies en bredere trajecten zoals Het Archieftraject, ook individuele trajecten aan voor instellingen uit de podiumkunsten die aan de slag willen met hun archief. Voor elke organisatie wordt afgestemd wat de hulpvraag is en welk traject daarbij past. Vervolgens worden zij gekoppeld aan een archiefcoach die hen adviseert en begeleidt bij het halen van hun archief-doelstellingen. Maar wat vraagt zo’n traject van een coach? En hoe pakken zij het begeleiden van een organisatie aan?
Elk traject anders
Eerder spraken we al met archiefcoaches Nynke en Heleen over hun rol als archiefcoach. Podiumkunst.net werkt namelijk sinds 2024 met een pool van archiefcoaches die flexibel ingezet kunnen worden, afhankelijk van de aard van het traject. Inmiddels is deze groep flink uitgebreid en zijn er meerdere individuele trajecten opgestart, onder andere met RIGHTABOUTNOW en Studio Jan Theelen. Door de grote verscheidenheid in grootte, podiumkunst-expertise en ervaring met archiveren van de organisaties vraagt elk traject andere ondersteuning.
Sommige organisaties staan nog aan het begin van bewust archiveren. Deze instellingen zijn vooral op zoek naar een sparringpartner die hen de weg wijst. Hoe start je? Wat komt er allemaal bij kijken? Hoe verdeel je taken? Andere organisaties zijn al wat verder. Zij hebben al een visie en doelstellingen opgesteld met betrekking tot hun archief en willen meters maken. Zij willen bijvoorbeeld weten hoe ze hun archief op orde kunnen krijgen en overzicht kunnen maken van wat ze in huis hebben. Een archiefcoach checkt dan regelmatig bij hen in en geeft opdrachten mee of werkt juist hands-on mee. Weer anderen zijn al goed op weg met het inventariseren en digitaliseren van hun archief en willen zich oriënteren op hoe ze hun archief kunnen verrijken met gestandaardiseerde metadata. Hier is dan weer een coach nodig die de organisatie helpt het archief over te dragen aan een metadata-specialist.
De belangrijkste taak van een archiefcoach is het zijn van een kennisgids; je moet allerlei kennisbronnen, bijvoorbeeld vanuit Podiumkunst.net en NDE, op maat verbinden aan de vraag of het probleem van de organisatie. Je bent dus ook interviewer, analyticus en adviseur.
Van alle markten thuis
Volgens de coaches ligt hier een van de grootste uitdagingen; je moet een brede kennis hebben over uiteenlopende onderwerpen. Tegelijk hoef je ook niet alles zelf te weten, je moet vooral weten waar een organisatie heen kan voor meer informatie over bijvoorbeeld digitaliseren, auteursrechten, of Oral History. Daarnaast moeten coaches naar eigen zeggen nieuwsgierig, analytisch en inlevend zijn. Ze moeten goed kunnen luisteren, doorvragen en onafhankelijk en kritisch kunnen kijken naar de situatie en vragen van de betreffende organisatie. Ook helpt het als de coach kan relativeren; niet alles is een groot probleem en niet alles is urgent.
Het helpt als de coach ervaring heeft binnen de podiumkunsten en dus inzicht heeft in hoe podiumkunstinstellingen werken en met welke uitdagingen zij te kampen hebben. Voor een duurzame overdracht van informatie is het belangrijk om de werkwijze en context van een organisatie goed te begrijpen, bijvoorbeeld door langs te komen op kantoor en gesprekken te voeren met medewerkers. Hierdoor kan de coach werken met voorbeelden en oplossingen die passen bij de organisatiestructuur, werkprocessen en ervaringen van de instelling. Zo wordt de informatie behapbaarder en wordt duidelijker wat de instelling eraan heeft. Bovendien zorgt dit ervoor dat archieftaken beter worden opgenomen in de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers, zodat zij na het traject zelfstandig verder kunnen met hun archief.
Wil jij ook in gesprek met een van onze archiefcoaches? Neem contact op met loket@podiumkunst.net en dan kijken we samen naar een goede match voor een coach en/of traject!