Wat begint met een koffer en drie verhuisboxen, groeit soms uit tot een compleet nieuw perspectief op een organisatie. Voor het Nederlands Theater Festival was de overdracht van het archief van oprichter Arthur Sonnen zo een moment. De dozen bevatten programmaboekjes, documenten en ander materiaal uit de beginjaren van het festival. Ze vormden de aanleiding om niet alleen naar de inhoud van het archief te kijken, maar ook naar de betekenis ervan.
Voor Evelyn Rietveld, office manager en PR medewerker bij het Nederlands Theater Festival, voelde dat als het echte begin van Het Archieftraject. “Daarvoor hadden we natuurlijk ook al een archief,” vertelt ze. “Maar zo noemden we het eigenlijk niet. Het waren dozen en ordners die door de jaren heen waren gevuld met materialen waarvan iemand ooit had gedacht: dit is handig om te bewaren.”
Met het veertigjarig jubileum van het festival in zicht ontstond de behoefte om die verzameling opnieuw te bekijken. Niet alleen om overzicht te krijgen, maar ook om te onderzoeken welke verhalen erin verborgen liggen. Via Het Archieftraject van Podiumkunst.net begon de organisatie stap voor stap aan die zoektocht.
"We hadden het gevoel dat er ontzettend veel in zat. Het zou zonde zijn als het alleen een statische opslagplaats bleef."
Een geschiedenis van het Nederlandse theater
Tijdens het traject werd al snel duidelijk hoe groot het archief eigenlijk is. Op kantoor staan meters aan ordners, dozen en promotiemateriaal. Daarnaast ontdekte Evelyn dat een groot deel van de historische collectie zich al bij de Theatercollectie van de UvA bevindt: ongeveer 180 archiefdozen, goed voor bijna achttien meter aan materiaal. Samen vormen ze een indrukwekkende verzameling van veertig jaar festivalgeschiedenis.
Maar belangrijker dan de omvang bleek de vraag wat de organisatie met die collectie wil doen. Het Nederlands Theater Festival brengt jaarlijks de meest indrukwekkende voorstellingen van het afgelopen seizoen samen. Daardoor vertelt het archief niet alleen het verhaal van het festival zelf, maar ook van de ontwikkeling van het Nederlandse theaterveld. Van de eerste toneeljury – destijds voornamelijk bestaande uit witte, mannelijke recensenten – tot de huidige vakjury’s voor onder meer dans, jeugdtheater, cabaret, muziektheater en vormgeving. Van veranderende selectiecriteria tot de opkomst van nieuwe makers en de groeiende aandacht voor representatie en meerstemmigheid. Volgens Evelyn maakt juist dat het archief zo waardevol.
“Je kunt zien hoe artistieke ontwikkelingen en maatschappelijke thema’s zich door de jaren heen hebben ontwikkeld. Welke makers steeds terugkomen, welke voorstellingen geselecteerd werden en hoe daar destijds over werd geschreven. Dat zegt niet alleen iets over het festival, maar ook over het Nederlandse theaterlandschap.”
Die gedachte zorgde er ook voor dat de organisatie keuzes ging maken. Niet alles hoeft ontsloten te worden. Door opnieuw naar de missie van het festival te kijken, ontstond een duidelijke focus: het archief moet bruikbaar worden voor makers, onderzoekers, studenten, programmeurs én de eigen organisatie. Een werkarchief, maar ook een plek waar kennis en geschiedenis samenkomen.
Anders leren kijken
Hoewel het Archieftraject praktische handvatten biedt, van inventariseren en metadata toevoegen tot duurzaam bewaren, noemt Evelyn vooral de verandering in perspectief waardevol. “Je leert eigenlijk opnieuw naar je eigen organisatie kijken,” zegt ze. “Je gaat nadenken over waarom je iets bewaart en wat je er uiteindelijk mee wilt kunnen doen.”Dat betekende ook een nieuwe blik op wat een archief nou precies is. Een tafel vol banners, T-shirts en promotiemateriaal is bijvoorbeeld niet automatisch een samenhangend archief. En andersom blijken ogenschijnlijk eenvoudige documenten soms juist onmisbaar om de geschiedenis van een organisatie te begrijpen.
Daarnaast hielp het Archieftraject om overzicht te creëren. Waar bevindt het archief zich eigenlijk? Wat staat nog op kantoor? Wat ligt elders opgeslagen? Welke informatie is al beschreven en waar zitten nog hiaten? Pas toen die vragen in beeld kwamen, werd duidelijk hoeveel werk er nog te doen is.
Na afloop van het traject ligt er inmiddels een actieplan klaar. De komende periode wil het Nederlands Theater Festival de inventarisatie afronden, collega’s betrekken, stagiairs inzetten, fondsen werven en de digitale archiefstructuur opnieuw inrichten. Een proces dat nog jaren zal doorlopen, maar waarvoor nu wel een stevige basis is gelegd.
Enthousiasme werkt aanstekelijk
Misschien wel de grootste verrassing voor Evelyn was dat archiveren veel minder stoffig bleek dan het imago doet vermoeden.Tijdens het Archieftraject maakte ze kennis met voorbeelden van organisaties die hun collecties actief ontsluiten, zoals The Black Archives, Oerol en Beeld & Geluid. Daardoor veranderde haar eigen beeld van wat een archief kan zijn.
"Het zijn geen stoffige archiefdozen. Het wordt iets dynamisch. Iets waar mensen inspiratie uit kunnen halen."
Dat enthousiasme wil ze nu ook binnen haar eigen organisatie overbrengen. Want hoewel er nog veel werk wacht, ziet ze vooral de mogelijkheden die het archief biedt. Niet alleen om het verleden te bewaren, maar ook om nieuwe verhalen te vertellen.
Voor organisaties die twijfelen over deelname aan het Archieftraject heeft ze daarom een eenvoudig advies: begin gewoon .”Je krijgt praktische tools waarmee je meteen aan de slag kunt. Maar misschien nog belangrijker: je ontdekt wat je eigenlijk allemaal al hebt. En zodra je daarmee bezig bent, zie je overal hoe waardevol archieven kunnen zijn. Niet als eindpunt, maar juist als vertrekpunt voor nieuwe ideeën.”
Voor het Nederlands Theater Festival is het archief daarmee veel meer geworden dan een verzameling dozen. Het is een geschiedenis die opnieuw gelezen kan worden en een bron van inspiratie voor de toekomst.