Een kenmerkend aspect van archieven binnen de podiumkunsten is de relatief korte levensduur van gezelschappen en instellingen. Na ongeveer 35 jaar houden de meeste initiatieven op te bestaan. Maar waar gaan deze archieven naartoe? Hoe kunnen instellingen archieven bewaren of overdragen? En hoe kunnen instellingen de archieven integreren in de digitale infrastructuur van Podiumkunst.net? Om die reden is Podiumkunst.net druk bezig een handboek samen te stellen met de verschillende stappen die komen kijken als jouw instelling ophoudt te bestaan. Het inventariseren is al getoetst met een casus bij De Dijk en nu zijn we aangekomen bij het beschrijven van de collectie met een casus bij Studio Jan Theelen.
Casus: Studio Jan Theelen
Muzikaal erfgoed vertelt een verhaal. Een verhaal dat belangrijk is om te behouden, omdat het iets zegt over onze identiteit. Het geeft een tijdsbeeld, verklaart waarom we doen wat we doen en geeft daarmee richting aan wie we worden. De collectie zoals deze nu nog in Studio Theelen staat, is gezamenlijk de geestelijke en artistieke nalatenschap van Jan Theelen. De activiteiten van Studio Jan Theelen zijn gestopt in 2021. Daarmee is de studio een stoppende instelling. Echter, hun culturele nalatenschap is van grote waarde. Waardevol genoeg om te behouden en te ontsluiten voor muziekliefhebbers, musici en onderzoekers. Al pionierend ging de opgerichte stichting Cultureel Erfgoed Jan Theelen aan de slag, met behulp van kenniscentra die zijn aangesloten bij Podiumkunst.net, waaronder Regioarchief Sittard-Geleen, Beeld & Geluid, Allard Pierson, Huis voor de Kunsten Limburg en ReCultura. In deze casus bespreken we hun zoektocht, keuzes en dilemma’s, waaruit aanbevelingen komen voor iedereen die zich bezighoudt met soortgelijke collecties.
Waardering van de collectie
De collectie bestaat uit muziekarrangementen (manuscripten en digitale bewerkingen), opnametapes (smalbanden, DAT tapes, meersporentapes) en documentatie (persdocumentatie, overig contextmateriaal). Voor elke culturele instelling geldt: voordat je begint met het beschrijven van de collectie, moet je jezelf eerst de moeilijke vraag stellen; wat heeft waarde en wat niet? Hierbij overweeg je de cultureel historische waarde, de fysieke waarde en voor wie je de collectie wil bewaren.
Stappenplan
Van 2023 tot 2025 heeft Studio Jan Theelen hard gewerkt aan het beschrijven van de collectie. Hiervoor zijn vijf stappen doorlopen:
- Opstellen van een handleiding hoe het fysieke papieren archief moet worden overgedragen aan een archiefinstelling;
- Onderzoeken en bepalen hoe wordt omgegaan met een eenduidige thesaurus;
- Creëren van een Excel template voor het invullen van de metadata;
- Schrijven van een laagdrempelige instructie zodat medewerkers en vrijwilligers zelfstandig aan de slag kunnen met de fysieke collectie en voldoen aan de binnen RDA gestelde voorwaarden;
- Opstellen van een prioriteiten-module voor het digitaliseren van archiefmaterialen zodat medewerkers de duurzaamheid van een informatiedrager kunnen inschatten en daarop kunnen anticiperen.
Overdracht aan een archiefinstelling
Alle objecten worden overgebracht naar het depot van Regioarchief Sittard-Geleen en worden daar beschreven. Door de enorme hoeveelheid is dat niet eenvoudig. Door een kleine capaciteit aan vrijwilligers en beschikbare ruimte zal de overbrenging gefaseerd moeten gebeuren. Dat betekent dat op basis van de verkenning een prioritering dient te gebeuren. Daarbij wordt naar diverse aspecten gekeken, zoals naar de staat van de archiefstukken, de klimatologische omgeving op de oorspronkelijke plek, relevantie en relatie tot de gehele collectie.
Eenduidige thesaurus
Om er zeker van te zijn dat de juiste naam aan het juiste werk wordt verbonden, is het aan te bevelen om gebruik te maken van een bestaande thesaurus, waarbij varianten in schrijfwijzen, pseudoniemen of aliassen met elkaar in verband worden gebracht. De meest uitgebreide thesaurie wordt beheerd door Muziekweb. Echter, lang niet alle auteurs zijn opgenomen in deze thesaurus. Dat is vooral het geval bij artiesten die voornamelijk Limburg als werkgebied hebben. Deze ontbrekende auteursnamen moesten dus via de metadata van de collectie Theelen worden opgenomen in de thesaurus van Muziekweb. Hierdoor wordt de namenlijst verrijkt.
Template en import van data
De invoer van de metadata van de arrangementen (het hart van de collectie Theelen) gebeurde aan de hand van vastgestelde metadata die ervoor zorgen dat alle unieke kenmerken van het bepaalde arrangement worden beschreven.
Collectiebeheersysteem, MAIS-flexis, biedt ruime mogelijkheden en flexibiliteit voor het importeren van data vanuit Excel-bestanden. De zogenaamde archiefeenheidsoorten (sjablonen) kunnen ook weer flexibel worden aangepast wanneer dat nodig is. Wel willen de vrijwilligers van de Stichting en de medewerkers van Regioarchief Sittard-Geleen natuurlijk uitgaan van een zo’n breed mogelijk gedragen standaard inrichting die men op andere plekken in het land ook gebruikt.
Velden kunnen tijdens een import gemapt worden en na een import kunnen (tijdelijke) velden gegroepeerd gestructureerd en/of verplaatst worden en op basis van de inhoud van velden kunnen er ook achteraf relaties worden gelegd met context-toegangen, zoals bijvoorbeeld een toegang voor de vervaardigers. Vervolgens wordt gelinkt naar de terminoligiebronnen van het Termennetwerk, zoals Muziekweb.
Met tools als Openrefine kunnen de persoonsnamen uit de Excel-bestanden gehaald worden en naar een afzonderlijk bestand geïmporteerd worden in de betreffende context-toegang. Dit alles gebeurt steeds op vergelijkbare wijze. Waarna vanuit de beschrijving van de bladmuziek de relatie kan worden gelegd. Deze aanpak maakt het wel ook mogelijk om stapsgewijs te werk te gaan. De vrijwilligers en medewerkers kunnen bijvoorbeeld eerst alle beschikbare data als een platte lijst importeren in MAIS-flexis, zodat de data in ieder geval niet verloren gaat, om daarna de lijsten op te stellen voor de betrokken personen met hun rollen eruit te halen.
Vervolgstappen
De stichting zal in overleg met de erven bepalen welke stukken relevant zijn voor Limburg. Tevens zouden na het digitaliseren de fysieke objecten elders kunnen worden ondergebracht. Mogelijkheden hiervoor zijn Nederlands Muziek Instituut of Beeld & Geluid. Deze instellingen zijn al wel vanaf het begin bij het project betrokken als adviseurs, waardoor ook onderlinge afstemming mogelijk is.
Tips voor andere stoppende instellingen
- Probeer vooraf een beeld te krijgen van de collectie en waar informatie te vinden is die belangrijk is voor je metadata.
- Wanneer het bedrijfsarchief nog een catalogus bevat, kunnen hiermee al veel velden tbv de import van de data worden geverifieerd.
- Kijk goed wat je met de collectie wil en vooral naar de praktische uitvoering in arbeidsuren en fysieke opslag. Stel jezelf de vraag of alle informatie relevant is en niet elders al te vinden is. Met een linkje naar reeds bestaande informatie, kun je je een hoop werk en opslagruimte besparen.
