Wat hebben een theaterpremière uit 2014, een jazzconcert op de radio en een dansvoorstelling op een festival in 2023 met elkaar gemeen? Het zijn allemaal evenementen in de podiumkunstensector. Veel instellingen hebben materialen en informatie over evenementen: voorstellingen, concerten, festivals of radio- en tv-uitzendingen. Wat is er nodig om deze gegevens goed met elkaar te verbinden? Een werkgroep zocht het uit.
Waarom verbonden collecties?
Stel dat een journalist wil achterhalen waar en wanneer een bepaalde dansvoorstelling te zien was. Of dat een onderzoeker op zoek is naar opnames van een muziekstuk dat ooit op de radio is uitgezonden. Als instellingen hun gegevens op verschillende manieren registreren, wordt het lastig om die verbanden te leggen.
Door collecties op een consistente manier te beschrijven, wordt zichtbaar dat een theaterstuk dat tijdens een festival in 2023 werd opgevoerd, al in 2014 in première ging. Of dat een live uitgezonden jazzoptreden ook als opname in een audiovisueel archief te vinden is. Het verbinden van gegevens verrijkt het inzicht in podiumkunsten en maakt collecties toegankelijk voor onderzoekers, liefhebbers en professionals.
Wat is een evenement?
Om evenementen op een eenduidige manier te kunnen beschrijven, heeft de werkgroep eerst bepaald wat een evenement eigenlijk is. Kort gezegd: een georganiseerde gebeurtenis met een begin- en einddatum waarbij mensen betrokken zijn. Dit kunnen publieke evenementen zijn, zoals voorstellingen, concerten en festivals, maar ook besloten uitvoeringen, zoals een optreden tijdens een bedrijfsevenement. De werkgroep somde verschillende evenementen op: voorstelling of uitvoering, concert of concertreeks, festival, een radio-, tv- of web-uitzending en een programma.
Maar hoe leg je deze evenementen en hun onderlinge relaties vast? Een festival bevat bijvoorbeeld meerdere voorstellingen, en een concert bestaat uit verschillende muziekstukken. Om dit in kaart te brengen, heeft de werkgroep voor een aantal praktijkvoorbeelden een entiteitenmodel uitgewerkt – een blauwdruk die laat zien hoe evenementen en hun onderdelen samenhangen.
De rol van het Podiumkunst.net applicatieprofiel
Een gedeelde definitie en een entiteitenmodel helpen bij het beschrijven van evenementen, maar duidelijke instructies zijn minstens zo belangrijk. Daarom verzamelt Podiumkunst.net deze instructies in het RDA applicatieprofiel.
RDA is een internationale standaard voor het beschrijven van cultureel erfgoed, zoals boeken, archieven en podiumkunsten. Het Podiumkunst.net applicatieprofiel vertaalt RDA naar de praktijk van de podiumkunsten. Het is een set afspraken over hoe instellingen informatie over voorstellingen, concerten en festivals vastleggen. Dit zorgt ervoor dat gegevens op een gestructureerde en uniforme manier worden beschreven, zodat ze makkelijker te koppelen en hergebruiken zijn. Het profiel legt bijvoorbeeld vast welke gegevens verplicht zijn, zoals de naam van een evenement of de datum.
Kort gezegd: het applicatieprofiel helpt instellingen om hun collecties beter te structureren, zodat informatie beter vindbaar, bruikbaar en onderling verbonden is.
Wat zijn de vervolgstappen?
De werkgroep zal dan ook het applicatieprofiel aanpassen en uitbreiden met voorbeelden van evenementen. Daarnaast benoemde de werkgroep ook de noodzaak om een lijst van termen te maken die verschillende soorten evenementen duiden, bijvoorbeeld ‘festival’ en de verfijningen ‘dansfestival’ en ‘theaterfestival’.
Met deze stappen wordt toegewerkt naar een breed toepasbare en toegankelijke blauwdruk voor het beschrijven van evenementen in de podiumkunsten. Zo kunnen instellingen hun collecties beter structureren en onderling verbinden, waardoor de samenhang en vindbaarheid van informatie aanzienlijk wordt verbeterd.
De werkgroep bestaat uit linked data- en metadatspecialisten van Triply, de RDA Steering Committee, ArchiXL, Muziekschatten, de Nederlandse Dansdagen, de Theatercollectie UvA en Podiumkunst.net.
