Eenvoudiger komt het niet. Op de startpagina word je verwelkomd door een zoekbalk, je tikt een voorstelling, persoon, gezelschap, jaartal of locatie in, en voilà, daar heb je je info. Voor iedere theaterjournalist, -wetenschapper, student of gewoon hartstochtelijk liefhebber: het nieuwe digitale PodiumArchief opent een wereld die voorheen opgeborgen lag in dozen, mappen en op laptops van medewerkers die intussen allang een andere baan hadden.
Hoe ontsluit je dat wat overblijft van onze vluchtige podiumkunst? Via deze breed toegankelijke ‘archiefoplossing’, zo is het plan, een initiatief van Podiumkunst.net. Afgelopen najaar werd ze gelanceerd: PodiumArchief.
Een voorbeeld, neem Kirsten Mulder. Ga naar de site app.podiumarchief.nl, zoek, zie: het was in seizoen 2013-2014 dat Kirsten schitterde als Honey in de Oostpool / Toneelschuur productie Who’s Afraid of Virginia Woolf in regie van Erik Whien. Scènefoto’s triggeren een fraaie herinnering, maar spannenderer: is een registratie voorhanden, een pdf van de opvoeringsovereenkomst, plus: een interview met Edward Albee himself.
Een geheel willekeurig voorbeeld is dit overigens niet. Theater Oostpool en het Arnhemse muziektheatergezelschap De Plaats sloten zich als eerste aan bij PodiumArchief, en het is nadrukkelijk de bedoeling dat andere gezelschappen volgen.
Door de automatische verbinding van PodiumArchief met het nog bredere netwerk van Podiumkunst.net (zoals met de Theaterencyclopedie bijvoorbeeld) krijg je ‘onder water’ een situatie waarbij alle aangesloten archieven op elkaar aanhaken en elkaar aanvullen en de beschikbare informatie steeds rijker wordt, zo legt Mijke Sekhuis van Podiumkunst.net uit.
Het is work-in-progress, verklaart ze. Archiveren is een behoorlijke klus en bovendien is ook niet iedereen ertoe uitgerust. Haar organisatie biedt speciale begeleidingstrajecten aan, waarvoor Oostpool zich aanmeldde. ‘Ze hebben toen voor zichzelf een bewaarbeleid opgesteld: wat vinden we belangrijk om te bewaren, wat niet, hoe rubriceer je dat. Er kwam een Oostpool-jubileum aan, en toen werd het ook wat dringender – dat was een concrete stimulans. Tegelijkertijd was Fanne Boland zich ook allang bewust van een zekere verantwoordelijkheid als dramaturg, aldus Sekhuis: immers, in de lange historie van een gezelschap ligt de kern ervan besloten.’
Boland is nu tien jaar vast verbonden aan Oostpool en werkte daarvoor al met enige regelmaat freelance voor het gezelschap. ‘Ik voelde zelf vooral een directe noodzaak om het archief aan te pakken toen we de laatste wisseling van artistieke directie hadden’, zegt ze. ‘Je ziet: een nieuwe artistiek directeur wil vooruit. Die moet de identiteit van het gezelschap naar zich toe trekken. Top natuurlijk. Maar soms wekken we daardoor de indruk alsof we zo ongeveer gisteren zijn opgericht, terwijl we al nu inmiddels 72 jaar bestaan als groot landelijk georienteerd gezelschap, geworteld in Arnhem.’
‘Ik merkte dat ik zelf een beetje ‘ons geheugen’ aan het worden was. Iedere nieuwe collega bedenkt een ander bewaarsysteem, waardoor er een soort wildgroei aan verschillende logica’s is ontstaan. Krijg ik dan een verzoek om informatie over een bepaalde voorstelling, over specifiek de auteur bijvoorbeeld, met meer achtergrondmateriaal, nog andere bronnen, dan ben ik als een padvinder eerst drie collega’s aan het opsporen om te vragen: in welke map heb jij dat ooit gezet? Waarbij ik er dan soms achterkwam – ik zeg het met schaamrood op de kaken – dat we in sommige gevallen afhankelijk waren van wat mensen op hun privé-laptop hadden staan. Ik durf dat te zeggen, omdat ik denk dat we niet de enigen zijn.’
Lise-Lott Kok van De Plaats valt haar bij, met eenzelfde ervaring. Zes jaar geleden nam ze het artistiek leiderschap van dit Arnhems muziektheatergezelschap op zich. Toen haar voorganger vertrok, nam hij aan kennis nogal wat mee. ‘Ik had ‘t geluk dat ik binnen het gezelschap al jaren regisseur was. Maar zou ik nu deze toko verlaten, dan is het wel heel fijn dat je zo’n archief hebt, zodat de nieuwkomers weten: dit is het DNA van De Plaats.’ Oostpool had gesuggereerd dat PodiumArchief ook wel iets voor een kleiner, regionaal gezelschap zou kunnen zijn, en Kok zag daar wel wat in. Om erachter te komen: ‘Ja, bij ons is er eigenlijk best veel weg. We bestaan 25 jaar, maar ik kon niet beginnen bij het begin. Als klein gezelschap heb je nu eenmaal je hoofd wel ergens anders naar staan dan naar bewaren. Maar vanaf 2017 is er meer materiaal voorhanden, registraties ook, dingen die je nodig hebt om aanvragen te doen.’
Beide gezelschappen moesten definitief de omslag maken van een fysiek naar een digitaal archief . Bij Oostpool kwam voor twee jaar Nina Bos in dienst om, zoals Boland het met een lach verwoordt, ‘hier in de koude opslag artikeltjes uit de jaren tachtig te zitten doornemen.’ Bos ontwikkelde onder meer een digitale tijdlijn voor op de site.
Bij De Plaats kwam het werk aan de tool op het bordje van Kok terecht. ‘Ik heb het meeste materiaal verzameld, en ik heb dat er inderdaad ‘naast’ gedaan. Maar waar had een ander ook moeten beginnen? Ik ben nog niet klaar met alles in te voeren, maar ik heb er nu een vrijwilliger bij. En van nieuw materiaal weet ik al meteen wat ik waar moet zetten. Dat maakt het voor andere gezelschappen ook veel eenvoudiger om mee te doen, de weg is nu geplaveid.’
Want inmiddels is er een voor zichzelf sprekende basisstructuur ontwikkeld, waarbij het niet uitmaakt ‘welke poppetjes op welke plekjes zitten’. Daar kwam softwarebedrijf Avisi bij om de hoek kijken en werd er een werkgroep opgericht waarin Sekhuis, Bos, en Kok hun podiumexpertise deelden, aldus Dirk Groot van Avisi. ‘Mijke is op dagelijkse basis betrokken geweest, we hebben erg op hun kennis geleund: om te bouwen moet je begrijpen.’ Onverwacht lastig bleken de credits, zegt hij. ‘We dachten aanvankelijk een vast lijstje te kunnen gebruiken, maar we kwamen er uiteindelijk op uit dat de credits per productie toch apart ingevuld moeten worden.’
Boland: ‘Je wilt en mag ook niet meteen álles publiek toegankelijk maken, aan sommige dingen – registraties – zijn rechten verbonden. Daar kun je in de tool een slotje opzetten, zodat de zoeker ziet: die info is er wel, ik bel even met het gezelschap en vraag of ik mag kijken. Voor ons is het dan alleen een kwestie van beoordelen.’ Veel van de gezelschapsinfo staat dus niet op internet, merkt ze op.
Na een klein jaar ontwikkelwerk is het nu zaak te zorgen dat meer gezelschappen zich erbij aansluiten, zegt Groot. ‘Ook om er financieel gezien een gezonde tool van te maken’. Het idee is dat je je erop abonneert, ‘denk een soort Dropbox’, zegt Kok.
Boland: ‘Theaterland Nederland is natuurlijk maar heel tiny, veel makers hebben stukken op andere plekken hernomen of opnieuw geënsceneerd, er is zoveel overlap. Zodanig dat de schotjes tussen de gezelschapsnamen soms eerder een bureaucratische zijn dan een reële. Wat zo te gek is aan het initiatief is juist die ambitie om het te verbinden met archieven van andere organisaties, waardoor je heel brede blik op de sector krijgt.’