Met de start van een nieuwe beleidsperiode in 2025 ontstond bij Het Zuidelijk Toneel een duidelijke ambitie: meer grip krijgen op de eigen artistieke geschiedenis. Het archief werd daarbij gezien als de sleutel tot dit verleden. Maar voordat dat geheugen geraadpleegd kon worden, moest er eerst veel werk worden verzet. Het archief lag verspreid, deels ongeordend en slechts beperkt toegankelijk.
Via Podiumkunst.net werd die uitdaging omgezet in een gestructureerd traject, onder begeleiding van archiefcoach Heleen van der Donck. Na eerdere fases waarin het archief fysiek werd geordend en een digitaal bewaarbeleid werd opgesteld, stond fase 3 in het teken van doen: het verpakken en beschrijven van het papieren archief.
Een groeiende rij dozen
Die menskracht kreeg een bijzondere invulling door de samenwerking met studenten Theaterwetenschap van de Universiteit van Amsterdam. Wat begon als een praktische oplossing om sneller grote hoeveelheden materiaal te verwerken, groeide uit tot een inhoudelijk sterke en inspirerende samenwerking. De studenten brachten niet alleen extra handen, maar ook kennis, nieuwsgierigheid en een scherp gevoel voor context. Archiefmaterialen werden efficiënt beoordeeld op historische en wetenschappelijke relevantie.
De aanpak was bewust in twee stappen opgezet. Eerst werd het archief grof gesorteerd en in dozen geplaatst, waarbij producties en categorieën zichtbaar werden en direct digitaal werden vastgelegd. Pas daarna volgde het gedetailleerde werk: het opschonen, verpakken in zuurvrije omslagen en het nauwkeurig beschrijven van de inhoud. Deze ‘knip’ bleek essentieel. In korte tijd ontstond overzicht en structuur, zonder dat perfectie het proces vertraagde.
Tijdens de werksessies werd duidelijk hoe goed deze methode werkte. In de eerste sessie werden al zestig productiedozen aangemaakt; na de tweede stond de teller op meer dan honderd. Hoewel het beschrijven tijdrovend bleef, gaf de groeiende rij dozen een tastbaar en motiverend resultaat. Het archief veranderde zichtbaar van een onoverzichtelijke verzameling naar een gestructureerd geheel.
De rol van de studenten bleek daarbij van grote meerwaarde. Dankzij hun achtergrond herkenden zij snel de waarde van documenten en konden zij zelfstandig keuzes maken. Ze legden verbanden, vulden ontbrekende informatie aan en stelden kritische vragen over wat een archief eigenlijk vertelt. Tegelijkertijd bleef de begeleiding van Podiumkunst.net cruciaal: de archiefcoach bewaakte de methode en hield het proces overzichtelijk.
Het proces als beleving
Wat deze samenwerking extra kracht gaf, was de aandacht voor beleving. Studenten werkten niet alleen met documenten, maar kregen ook inzicht in de praktijk van het gezelschap. Rondleidingen, een kijkje achter de schermen en een voorstellingsbezoek zorgden ervoor dat het archief betekenis kreeg. Het werk werd meer dan een technische taak; het werd een bijdrage aan het behoud van een levende theatergeschiedenis.
Hoewel er nog stappen te zetten zijn, is de basis stevig gelegd. Het archief is nu grotendeels gesorteerd, duurzamer opgeslagen en al deels toegankelijk. Belangrijker nog: er ligt een methode en een samenwerkingsvorm die zich in dit proces heeft bewezen.
De conclusie is dan ook positief en veelbelovend. De samenwerking tussen Het Zuidelijk Toneel, Podiumkunst.net en de studenten van de Universiteit van Amsterdam laat zien dat archiveren niet alleen efficiënter, maar ook inhoudelijk scherp kan worden georganiseerd. Wat hier is ontwikkeld, biedt niet alleen perspectief voor dit gezelschap, maar fungeert als een blauwdruk voor de sector.