Je wilt je archief op orde krijgen, maar de waan van de dag wint het vaak. Waar begin je? En hoe zorg je dat materiaal vanzelf bij het archief belandt? Deze vragen werden behandeld tijdens het afgelopen Archiveren voor Dummies webinar. Erin Lee (Head of Archive, National Theatre London) en Thomas Peeters (Coördinator Archief, Opera Ballet Vlaanderen) lieten ons zien hoe je archiveren vanaf het begin meeneemt in je workflow, met afspraken die werken, tools die helpen en kleine stappen die groot effect hebben.
Waarom embedded werkt
Archiveren dichtbij het maakproces levert rijkere, bruikbare documentatie op.“Door vroeg aan te haken bij makers, productie, techniek en marketing weet je wat eraan komt, verzamel je tijdig, en kun je materiaal meteen vindbaar maken,” aldus Erin. “Het archief ondersteunt zo ook repetities, research, pers en hernemingen en wordt zichtbaar in de organisatie.”
Het National Theatre London heeft al sinds 1995 een videocollectie van alle producties, naast een rijk historisch en zakelijk archief. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de realiteit is dat niet altijd zo want tijd en middelen zijn schaars. “Een werkend theater zal het archief nooit als eerste prioriteit zien. Dus moeten we slim organiseren, constant uitleggen wat we doen en laten zien hoe we bijdragen.”
Leg afspraken vast en maak ze haalbaar
Om de instroom structureel te maken, werkt het National Theatre London met retentieschema’s per afdeling: wat lever je aan, wanneer en in welk formaat? “We koppelen afdelingen aan een eigen maand. Dan begeleiden we collega’s actief. Dat ritme helpt enorm in een organisatie waar iedereen andere agenda’s heeft,” legt Erin uit. Daarnaast worden beschrijvingen van materialen afgestemd, zodat er geen losse eilanden ontstaan. Digitale instroom krijgt prioriteit, omdat daar de achterstanden het snelst oplopen.
Documenteer het maakproces in tiers
Niet elke productie vraagt dezelfde diepte van documentatie. Tijdens haar promotieonderzoek volgde Erin de voorstelling Till the Stars Come Down vanaf de schrijffase tot en met de speelreeks. Ze verzamelde ruim 1500 objecten, variërend van repetitiefoto’s tot audiobeschrijving scripts en een opname met de cue-call van de Deputy Stage Manager.
“Soms kon ik niet fysiek aanwezig zijn bij repetities, dan werkte ik parallel: door interviews, notities en backoffice vergaderingen. Het was een manier om toch de context te vangen,” vertelt Erin.
Daaruit ontwikkelde Erin een model met verschillende niveaus van documentatie, afhankelijk van tijd en capaciteit:
- Volledig: actief meedraaien in het maakproces.
- Gedeeltelijk: documenteren van sleutelmomenten en kernmaterialen.
- Basis: een minimale set voor hergebruik en dossiervorming.
“Het is niet ideaal vanuit een archivistisch oogpunt, maar wel realistisch en schaalbaar. Iets is altijd beter dan niets,” concludeert Erin.
Digitaal op orde, toegankelijk waar het kan
Toegang en rechten zijn altijd een gespreksonderwerp. Repetitiefoto’s zijn in de studiezaal in te zien, maar niet online vanwege auteursrechten. Bij reprises sluit het National Theatre London vaak de toegang tot registraties af: “Als de voorstelling in Londen draait, zien we je liever live dan via een opname,” zegt Erin. Onderzoekers die materiaal willen gebruiken, worden doorverwezen naar de maker of fotograaf voor licenties.
Archiveren met 400 collega’s
Ook bij Opera Ballet Vlaanderen is archiveren een zoektocht. Thomas vertelt: “Dit is geen verhaal van een geoliede machine. We bouwen terwijl de voorstelling doorgaat.”
Thomas begon in 2023 met een visienota rond drie vragen: wat willen we, wat hebben we, wat doen we eerst? Bewust in toegankelijke taal: “Ik wilde voorkomen dat collega’s uitchecken zodra het te technisch wordt.”
De context is complex: een gefuseerd huis met opera, ballet, orkest en koren, verspreid over Gent, Antwerpen, een balletstudio en een werkplaats. Het historische archief is versnipperd; digitaal is er sinds de jaren ’90 een uniforme mappenstructuur per seizoen. Na afloop verhuist alles naar een afgeschermde “archiefzone” voor o.a. juridisch, dramaturgie en archief.
Voor Thomas is het eerste doel overzicht en selectie in het fysieke historisch archief. “Wat je nu goed doet, hoeft later niet opnieuw,” zegt hij. Ondertussen pakt hij ‘side quests’ aan: een inventaris van maquettes, een posterproject en een metadata-norm voor de DAM. De sluiting van de Gentse operalocatie maakt consolidatie in Antwerpen extra urgent.
Mensen meenemen
Succes is afhankelijk van draagvlak. Daarom voert Thomas een permanente “PR-campagne voor het archief”: informeel lobbyen, maandelijkse check-ins met het management en een jaarrapport met cijfers en successen. “Blijf aanwezig, vertel wat je doet en waarom. Zo wordt het archief zichtbaar en nuttig.”
Archiveren binnen een kleine organisatie
Niet elke organisatie heeft een archivaris, wat doe je dan? Thomas: “Maak een gameplan. Compact of ambitieus, maar concreet en praktisch. Wat wil je van je archief?”Erin vult aan: “Leg archieftaken vast in functiebeschrijvingen. Zo wordt het onderdeel van het dagelijkse werk in plaats van iets ‘extra’s’. Laat daarnaast een korte scope-scan uitvoeren: een externe blik die helpt bepalen wat er in je archief zit en welke eerste stappen haalbaar zijn. Dat helpt enorm om het intern verkocht te krijgen.”
Ook het idee van een gedeelde archivaris kwam voorbij. “Dat is waardevol: expertise reist mee tussen organisaties,” aldus Erin. Thomas: “Alles is beter dan niets. Als het een eerste stap is, is het al winst.”
De kern
Begin klein maar structureel: leg afspraken vast, haak vroeg aan bij het maakproces, kies een passend tier, en communiceer doorlopend. Zo wordt archiveren een vanzelfsprekend onderdeel van je praktijk niet iets “erbij”.
Nieuwsgierig naar meer?
Kijk het webinar terug en download de presentaties van Erin Lee en Thomas Peeters. Heb je vragen over hoe te starten met jouw digitale archief? Je kan alle Archiveren voor Dummies webinars hier terugkijken. Houd vooral ook onze agenda in de gaten voor nieuwe webinars of schrijf je in voor onze nieuwsbrief om niets te missen.