Dinsdag 17 juni was de laatste bijeenkomst van Het Archieftraject 2025, alweer de derde editie georganiseerd door Podiumkunst.net. Het Archieftraject is een professionaliseringstraject voor podiumkunstinstellingen waarin zij leren hun archief te beheren. Hoe brengen zij in kaart wat ze in huis hebben? Hoe organiseren zij het eenvoudig? En wat komt erbij kijken als zij het willen delen met collega’s, onderzoekers, andere makers of publiek?
Vier maanden werkten Theater de Krakeling, Mentos Grote Prijs van Nederland, De Toneelmakerij, Sur Mundo Ensemble en Theatre Day Productions aan antwoorden op deze vragen. Zij kregen hierbij begeleiding van een coach, lieten zich inspireren door workshops en gingen samen met de andere deelnemers aan de slag met hun archief. Aan het einde van het traject presenteerden zij hun actieplannen: een beschrijving van de huidige situatie van hun archief, een voorstel voor de gewenste situatie én concrete stappen hoe daar te komen. Hoe zien deze plannen eruit? Wat zijn de overeenkomsten? En hoe hielp Het Archieftraject bij het opstellen ervan?
Versnipperd en verspreid
De organisaties die deelnamen aan Het Archieftraject deden dat vanuit een overeenkomend doel. Als gevolg van het jarenlang produceren van voorstellingen, evenementen en educatieve programma’s hebben zij allerlei materialen verzameld, zoals posters, flyers, aantekeningen en videoregistraties. Ze zijn zich allen bewust van de waarde hiervan, willen het inzetten binnen hun eigen organisatie en delen met anderen, maar wisten voorafgaand aan het traject nog niet goed hoe hiermee te beginnen.
Een van de eerste stappen die zij de afgelopen maanden hiervoor hebben gezet is het in kaart brengen van wat ze in huis hebben en waar zich dat bevindt, door middel van een grove inventaris. Na jaren van reorganisaties en verhuizingen liggen de archieven van de meeste deelnemers vaak verspreid over meerdere fysieke locaties, laptops, harde schijven en servers. Soms bevinden delen ervan zich bij partnerorganisaties of is er in het verleden al een gedeelte van het archief overgedragen aan een archief beherende instelling, bijvoorbeeld het voormalig Theater Instituut Nederland. Maar zelfs dan is soms nog niet duidelijk wat precies, zoals bij Theater de Krakeling. Dat uitzoeken vormt dan ook meteen een heldere vervolgstap.
Bovendien bestaan de archieven van de deelnemende organisaties zelf ook vaak uit meerdere archieven, overgedragen vanuit gefuseerde voorgaande organisaties. Zo bestaat het archief van de Toneelmakerij onder andere uit de archieven van de in 2009 gefuseerde gezelschappen Wederzijds en Huis aan de Amstel. Het inzichtelijk maken van deze informatie in een grove inventaris creëert overzicht, geeft een inkijk in de geschiedenis van de organisatie en legt mogelijke hiaten in het archief bloot.
Bij het inventariseren van het archief kan het handig zijn om kennis van (oud)collega’s te benutten. Dit is een goede manier om ontbrekende informatie aan te vullen en zorgt er bovendien voor dat het archiveren breder gedragen wordt binnen de organisatie. Meerdere deelnemers gaven in hun actieplannen aan contact op te willen nemen met oud werknemers die jarenlang in dienst zijn geweest om topstukken binnen het archief te identificeren en context te geven aan objecten. Daarnaast kan het interessant zijn gebruik te maken van de gemeenschap rondom een organisatie. Zo benoemt De Grote Prijs van Nederland (oud) deelnemers en fans in te willen zetten bij het indelen en beschrijven van videoregistraties van voorgaande edities. Dit is niet alleen een heel handige methode om de krachten te bundelen, maar creëert gelijk ook verbinding met de gemeenschap door wie het archief is opgebouwd.
Zo kan de fanbase actief participeren in het rubriceren en verrijken van het materiaal: wie staat er op deze opname? Zijn er bijzondere anekdotes aan deze opname verbonden? Wat is er verder met deze artiest gebeurd? Een archief bestaat niet alleen uit materiaal, maar vooral ook uit verhalen.
Een doorzoekbaar archief
Een ander belangrijk aspect dat de deelnemers tijdens het traject onder de loep namen was welke materialen zij binnen hun archief zouden willen bewaren en hoe ze dit (tot nu toe) organiseren. Want wie is eigenlijk verantwoordelijk voor het verzamelen van bepaalde archiefmaterialen en hoe worden deze opgeslagen? Zijn er bijvoorbeeld al afspraken over bestandsnamen en mappenstructuren en werken die nog altijd?
Vaak werken de verschillende afdelingen van podiumkunstinstellingen tijdens het maakproces van een nieuwe productie in verschillende mappen. Hierdoor staan archiefmaterialen die eigenlijk bij elkaar horen verspreid door het archief, wat op de langere termijn niet altijd wenselijk is voor de doorzoekbaarheid. Een oplossing hiervoor die tijdens Het Archieftraject werd verkend is om een aparte archief omgeving te creëren, los van dit zogeheten ‘werkarchief’ en met een herziene mappenstructuur. Zo kan dit statische archief georganiseerd worden op dossier-niveau, waarbij alle materialen behorend bij één productie of evenement bij elkaar worden gezet. Maar het kan ook interessant zijn om te archiveren op reeks-niveau, waarbij materialen van verschillende producties binnen hetzelfde type object bij elkaar worden gezet. Bijvoorbeeld alle kostuumfoto’s, alle scripts en alle flyers. Het belangrijkste is dat de gekozen methode aansluit bij de doeleinden die de organisatie met het archief voor ogen heeft.
Binnen het huidige ‘beleid’, bewaart elke afdeling naar eigen inzicht. Dit geldt zowel voor het digitale archief als het fysieke archief. We werken op een digitale server, waardoor er per afdeling veel bewaard wordt en over de jaren heen een ‘werkarchief’ is ontstaan. Het probleem hierbij is dat het niet alleen te veel geheugencapaciteit kost, maar ook dat bestandsnamen geen heldere ordening hebben.
Durven dromen
Tijdens het traject stuitten de deelnemers erop dat hun archief niet alleen een verzameling is van allerlei fysieke en digitale objecten, maar ook staat voor een arsenaal aan kennis en expertise over een scala aan onderwerpen. Zij zien voor zichzelf daarom de taak hun archieven open te stellen voor liefhebbers, makers, onderzoekers en studenten. Zo wil Sur Mundo Ensemble hun archief delen met dansopleidingen, ter inspiratie voor studenten en om hen uit te nodigen bij te dragen aan hun onderzoek naar het ontwikkelen van interculturele dans-talen. Ook Theatre Day Productions ziet hun archief als een belangrijke bron voor kennisdeling over interculturele uitwisseling en maakprocessen. Zowel de Krakeling als de Toneelmakerij zien kansen om met hun archieven de unieke en rijke geschiedenis van jeugdtheater in Nederland meer op de kaart te zetten binnen theateropleidingen. Op die manier hopen zij een nieuwe generatie makers te inspireren om deze grensverleggende kunstvorm voort te zetten.
Door de rijke artistieke en educatieve geschiedenis van Theatre Day Productions te ontsluiten kunnen we kennis delen vanuit 30 jaar uitwisseling tussen Nederland en Palestina. Het archief zou ‘ruimte’ moeten bieden voor onderzoek naar artistieke methodieken in conflictzones, te gebruiken voor educatie, beleid en activisme, in Nederland, Palestina en internationaal.
Maar hoe gaan deze waanzinnige archieven dan uiteindelijk ontsloten worden? Tijdens de workshop ‘Durven Dromen’ van Het Archieftraject werden hier alvast de eerste ideeën voor verkend, die ook terugkomen in de actieplannen van de deelnemers. Naast vormen zoals workshops, artikelen en jubileumboeken zoeken alle deelnemers ook naar manieren om hun archief (deels) digitaal te ontsluiten. Voor sommige organisaties volstaan hierbij platforms zoals YouTube, anderen hebben al een archief rubriek op hun eigen website die zij gaan aanpassen naar hun nieuwe visie en beleid en waarop zij zelf archiefmaterialen willen ontsluiten. Weer anderen, zoals De Grote Prijs van Nederland, pakken het grootser aan en zijn van plan fondsen te werven om een extern platform te kunnen bouwen. Ook worden er mogelijkheden verkend voor een gezamenlijk platform over jeugdtheater. Voor alle deelnemers geldt dat het echte werk eigenlijk nu pas gaat beginnen, maar in elk geval heeft Het Archieftraject hen geholpen bij het zetten van de eerste stappen naar een georganiseerd en bruikbaar archief!
Werk jij bij een podiumkunstinstelling en wil je ook aan de slag met jullie archief? Volgend jaar organiseert Podiumkunst.net weer een nieuwe editie van Het Archieftraject. Houd onze website in de gaten voor informatie over wanneer je je kunt aanmelden.